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Casos / Kura Matcha SAS
Un mayorista de té que dejó deadivinar cuánto le debían.
Kura Matcha importa matcha de especialidad y le vende a cafés de Buenos Aires. Compra en dólares y le pagan en pesos, muchas veces en partes, y en el medio se mueve el tipo de cambio. La planilla ya no podía decir cómo venía el negocio.
La versión corta
En un minuto
- Antes: una planilla. La diferencia de cambio mezclada con el margen. Los pagos parciales de memoria.
- Ahora: un registro chico, doce cuentas en dos monedas y un asistente en Telegram que toma el dictado.
- Resultado: la ganancia es ganancia. El tipo de cambio es una línea aparte. La caja cuadra al centavo.
La situación
- Dos socios, sin administrativo. Querían algo simple.
- Compras en dólares. Ventas cobradas en pesos, en dólares o en tres partes.
- La planilla mezclaba la ganancia por tipo de cambio con el margen.
- Hacer un remito era copiar filas a un documento.
Cómo funciona, en breve
- 01Lo decís en el chat
"Vendí 5 kg ceremonial a Café Norte, pagaron 3 kg en pesos, el resto en cuenta."
- 02Clerk controla el registro
Cliente, producto, cuenta, saldo, stock. Todo por código, nada adivinado.
- 03Ves una vista previa
Venta, cobro, saldo nuevo, stock nuevo. Una palabra para confirmar.
- 04Ledger escribe, Abacus revalúa
Las filas se guardan de una sola vez. Los saldos en pesos se revalúan al tipo de cambio de hoy y la diferencia se muestra aparte de la ganancia. El remito sale en PDF.
Qué construimos
- Una base de datos simple, diseñada desde cómo operan. Operaciones, cuentas, movimientos, clientes, stock, documentos. Lo bastante chica para que dos socios la entiendan y lo bastante estricta para que los números no mientan.
- Las operaciones separadas de la plata. Ventas, compras, gastos y muestras valuados en USD. Cobros, pagos y transferencias viven en cuentas, cada una en su moneda.
- Cobros mixtos y parciales. Pesos a un tipo de cambio declarado, dólares, varias líneas a lo largo del tiempo, o más adelante. Las cuentas de clientes imputan los pagos a lo más viejo primero.
- La diferencia de cambio aparte de la ganancia. Los saldos en pesos se revalúan al tipo de cambio de hoy. La diferencia queda al lado de la caja, nunca adentro del margen.
- Documentos. Remitos numerados con o sin precios. Facturas con IVA imputadas en el mes de la fecha de factura. Las dos partes pueden firmar el remito desde el celular.
- Login, backups, migración. Se migró del modelo viejo en forma automática. El día de la migración, la caja cuadró al centavo.
- Carga de datos asistida por IA. Un asistente en Telegram convierte una venta, una compra o un pago escritos en lenguaje común en filas. Primero la vista previa, escribe después de la confirmación. También contesta "quién debe cuánto" y "cuántos días de stock quedan".
Dónde encaja en la organización
Adentro del producto
| Cuenta | Moneda | Saldo |
|---|---|---|
| Efectivo | ARS | 1,240,500 |
| Efectivo | USD | 2,180 |
| Banco | ARS | 3,905,200 |
| Banco | USD | 4,310 |
| Mercado Pago | ARS | 441,000 |
| Tarjeta | USD | −3,247 |
| Posición de caja al tipo de cambio de hoy | USD | 11,480 |
| Diferencia de cambio, mostrada aparte de la ganancia | USD | +92 |
Saldos de muestra. Un saldo negativo en la tarjeta significa que un socio puso plata de su bolsillo; el registro lo dice en vez de esconderlo en la ganancia.
- Una fila por cuenta, cada una en su moneda
- Efectivo, bancos y tarjetas por socio. Doce cuentas, sin conversiones escondidas en las celdas.
- Posición de caja al tipo de cambio de hoy
- Todo en dólares, al tipo de cambio de hoy, así los socios ven un solo número.
- Diferencia de cambio, aparte de la ganancia
- Se movió el tipo de cambio: eso es esta línea. Nunca se filtra al margen.
| Maki | 2 kg |
| Maki Blanco | 1 kg |
Se genera desde la venta, con o sin precios, y sale en PDF desde el asistente de Telegram. Las dos partes pueden firmar desde el celular y cada remito firmado lleva un link de verificación.
- Remito 0041
- Se numera solo y se genera desde la venta. No se vuelve a tipear nada.
- Con precios o sin precios
- El mismo remito, dos versiones, un toque en Telegram.
- Entregó / Recibió conforme
- Las dos partes firman desde el celular. Cada remito firmado queda con un link de verificación.
Cómo funciona hoy
Los socios abren una pantalla para la caja, una para los clientes y una para el stock. Lo pendiente aparece en frases comunes. La ganancia es ganancia; el tipo de cambio es una línea aparte.
| Antes | Después |
|---|---|
| Una planilla para todo | Un registro con las operaciones, doce cuentas, el stock y los documentos |
| La ganancia por tipo de cambio mezclada con el margen | La diferencia de cambio mostrada aparte de la ganancia |
| Los pagos parciales se seguían de memoria | Cuentas corrientes por cliente con imputación FIFO y avisos de deuda |
| Los remitos se armaban a mano | Numerados, imprimibles y generados desde la venta |
| Las filas se tipeaban en la planilla | Carga asistida por IA desde lenguaje común, con vista previa y confirmación |
| Las preguntas se contestaban abriendo el archivo | Asistente en Telegram con respuestas en vivo |
- Stack
- Python, SQLite como libro (del tamaño justo para una empresa de dos socios), API de bots de Telegram, Claude, Caddy y pm2 en Hetzner.
¿Puede servir en tu negocio?
- Vendés en una moneda y comprás en otra
- Importadores, exportadores, cualquiera en América Latina. El margen y el tipo de cambio separados, en forma automática.
- Los clientes pagan en partes
- Cuentas corrientes, imputando a lo más viejo primero. "¿Quién nos debe?" se contesta en el chat.
- Dos socios, sin administración
- Un registro lo bastante chico para entenderlo, lo bastante estricto para que los números no mientan, y un asistente que hace el tipeo.
Tus productos, tus cuentas, tus monedas. El patrón es el mismo.