ArlemNota · Integración
Cómo integrar IA con el sistema de gestión que ya tenés
La primera objeción siempre es la misma: "nuestro sistema es viejo". Casi nunca es un problema. Estas son las cuatro formas de conectarlo, de la mejor a la peor.
Las cuatro formas, en orden
- 01API oficial.
Lo ideal. Sistemas como SAP Business One, Odoo, Zoho, QuickBooks Online o Xubio la tienen. Se lee y se escribe en tiempo real y el sistema sigue siendo el dueño del dato.
- 02Base de datos directa.
Muchos sistemas argentinos instalados en un servidor propio permiten leer su base. Se lee de ahí y se escribe por la interfaz oficial o por un proceso de importación. Requiere cuidado y permisos de sólo lectura para empezar.
- 03Importación y exportación.
Si el sistema sólo exporta e importa archivos, se arma un circuito: el agente prepara el archivo con el formato que el sistema espera y una persona lo importa. Menos elegante, igual de útil.
- 04Alrededor del sistema.
Cuando no hay forma de entrar, se construye la base de datos propia al lado, con lo que llega por mail, WhatsApp y planillas, y el sistema de gestión se sigue usando para lo que sabe hacer: facturar.
En los cuatro casos el ERP no se toca y nadie tiene que aprender un software nuevo.
Qué mirar antes de empezar
- Quién es el dueño del dato. Si el saldo de un cliente vive en dos lados, va a haber dos verdades. Se define uno y el resto lee de ahí.
- Cómo se identifican las cosas. Si el mismo producto tiene tres códigos, la integración empieza por ordenar eso. Es trabajo aburrido y es el que más rinde.
- Qué se escribe y qué no. Lo normal es empezar leyendo y proponiendo, y recién después habilitar escrituras, de a una.
- Qué pasa con la facturación. Los comprobantes fiscales conviene dejarlos donde ya están, bien hechos; lo que se automatiza alrededor es el armado, el envío y el seguimiento.
- Quién avisa cuando algo falla. Una integración sin monitoreo es una bomba de tiempo: si el proceso de la noche no corrió, alguien tiene que enterarse a la mañana.
Qué preguntarle a tu proveedor de software
Tres mails resuelven la mitad de las dudas de una integración. Pedile esto a quien te vendió el sistema:
- ¿Tiene API? ¿Documentada y con ambiente de prueba?
- ¿Puedo tener un usuario de sólo lectura contra la base de datos?
- ¿Qué formatos de importación acepta y con qué validaciones?
- ¿Hay límites de consultas por minuto o costo por llamada?
- ¿La licencia permite que un tercero se conecte?
Si la respuesta a todo es que no, todavía se puede: se construye al lado, con lo que entra por mail y WhatsApp, y el sistema queda para facturar.
Errores que vemos seguido
- Escribir en la base del ERP por atrás. Rápido al principio, caro después: se saltean las validaciones del sistema y los números dejan de cerrar.
- Sincronizar en las dos direcciones desde el día uno. Primero una dirección, con una persona confirmando. La bidireccional se gana.
- Automatizar un proceso que nadie entiende. Si no se puede escribir en cinco renglones cómo funciona hoy, primero hay que ordenarlo.
- Dejar la integración sin dueño. Alguien tiene que enterarse cuando falla, y tiene que haber un registro para saber qué se escribió y cuándo.
Un ejemplo real
Una comercializadora recibía veinte listas de precios por semana en PDF, Excel y fotos de WhatsApp, y cotizaba de memoria. No cambiamos su forma de trabajar: la IA lee las listas, las cruza con el catálogo y propone los cambios; una persona confirma; el tablero muestra el mejor precio vigente por producto y un agente en Telegram cotiza y arma los pedidos. Hoy dedica 1/8 del tiempo que dedicaba a esas tareas.
El caso completo está en Photo Imagen Video & Export, y el resto de lo que hacemos, en integración de IA en empresas.